Webデザイナーの確定申告で経費計上できる費目は何が許されるか?

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「Webデザイナーの確定申告をしたいけど、経費の計上がよくわからない!」

「スイカやパスモで払った交通費はどうやって経費に入れるの?」

「家族で共用しているパソコンの経費はどうしたらよいの?」

 

この記事を読まれているあなたはこんなふうに思われているかも知れません。

 

そこで今回は、確定申告の際のWebデザイナーの経費の計上方法やその他の注意点について、徹底解説いたしましたのでぜひ参考にしてみてください。

 

Webデザイナーの確定申告の際の「経費」の考え方

フリーランスでWebデザイナーをしている人などは、確定申告をしなければなりません。

その際に頭を悩ますのが「経費」の計上についてです。

もとより税金は「売上げから必要経費を引いた残りの、利益(課税所得)」にかかってくるものです。

 

「収入」-「経費」=「利益」(課税所得)

 

従って経費の計上が多ければ多いほど、課税所得が低くなるので、支払う税金が少なくてすみます。

できれば税金は少ないほうがありがたいですね。

 

もしも経費に計上できるのに、計上し忘れている金額があったとしたら、余計な税金を支払うことになるのでもったいないです。

そういうことにならないように、経費として計上できるものは残らず計上するようにしましょう。

 

Webデザイナーの「経費」に計上してもよい費目

それではWebデザイナーが確定申告の際に「経費」に計上してもよい費目を、具体的に見ていくことにします。

地代家賃

地代家賃の基本的な考え方は、Webデザイナーとしての仕事をするためには「仕事場」が必要になりますが、この場所を確保するための費用が対象になります。

 

・レンタルオフィスを使用している場合は、その利用料が経費となります。
・自宅をオフィスとして使っている場合は、家賃が該当します。(なお一人住まいの場合は家賃をそのまま経費として良いですが、家族といっしょならば自分の割合分となります。)
・Webデザイナーとしての業務上自家用車を使う人は、その駐車場代も経費として計上可能です。(あくまでも業務として使用する場合になります。)

水道光熱費

Webデザイナーとしての仕事をするに当たって使用した電気、ガス、水道代が対象になります。

ただし、あくまでもWebデザイナーとしての仕事を遂行するにあたって必要となるものでなければいけませんので、ガスや水道代というのは実際上は算入困難でしょう。

ガスは冬場の暖房代としてならば、他の使用分と区別できれば算入可能性があります。

なお、水道光熱費の場合も一人住まい以外は家族の分の控除(家事按分)が必要となるので注意しましょう。

 

・通常は電気代のみを計上します。(家事按分対象)

広告宣伝費

Webデザイナーがフリーランスで仕事をしていくために、自分をアピールする必要が出て来ますが、その時の費用は広告宣伝費として計上できます。

 

・名刺作成費用は計上できます。
・フリーランスの人達の展示会への参加費用も計上可能です。
・暑中見舞いや年賀状、その他の挨拶状の作成費用も計上できます。
なお、名刺や挨拶状は専門の業者に発注した場合が計上対象であり、自分でパソコンで作成した場合はインク代が消耗品費、はがき代は通信費に計上しなければなりません。

支払い手数料

Webデザイナーの仕事をする際に必要な物品を購入した際の、金融機関への支払い手数料は経費計上ができます。

・どの物品あるいはサービスに対する支払い手数料なのかがわかるように、証拠を残しておきます。

旅費交通費

Webデザイナーが仕事のためにクライアントやその他取引先へ移動するのに要した電車やバス、タクシーなどの交通費は旅費交通費として経費計上ができます。

 

・電車やバスを使用した場合は、利用料金がわかるメモを残します。(◯◯さん事務所まで、△△駅から××駅まで等。)
・タクシー利用の場合は領収書をもらいましょう。
・車で移動した際にかかった有料道路のETC料金もたいしょうです。(利用明細を保管しておきます。)
さらに次の点にも注意しましょう。
領収書や利用明細書の保管は7年間ですので、保管期限内は捨てないようにしましょう。
なお、よく質問があるのが次のケースですが、間違いやすいので覚えておきましょう。
SuicaやPasmoのチャージ料金はそのまま交通費として計上できません。
たとえば、残高が3000円を切ったらSuicaに10000円をチャージすることにしているから、10000円を交通費に計上できるのか?ということですが、それはダメです。
交通費は実際に発生したときに初めて経費として計上ができますので、電車やバスに乗った都度かかった分を計上しましょう。

新聞図書費

Webデザイナーの仕事の参考にするために購読している新聞や専門雑誌、またはWebデザイン関係の書籍購入費は経費計上できます。

 

Webデザイナーとして新しいスキルを身につけるために専門誌を購読したり、専門書やデザイン関係の本を読むのは本来業務に直結したことですので、かかった費用は経費として計上できます。
次の点も注意しましょう。
・Amazonなどを使用してWebで購入した際には利用明細書を保管します。
・本屋の店頭で書籍を購入した際には、領収書を保管しましょう。

通信費

Webデザイナーとして仕事をしていると、通信費が一番頻繁にかかってくる費用でしょう。

これらの仕事上必要な通信費については、費用計上できます。

 

・携帯電話・スマホ・固定電話料金
・はがきや手紙、レターパック等、小包、宅配便の費用
・インターネットの通信でかかるプロバイダー契約料金と利用料金
・レンタルサーバー利用料やドメイン利用料・クラウド利用料金
なお、家族で共用の電話の料金など家族も使用している場合には、家族按分しましょう。
按分割合は地代家賃で使用した割合を準用します。

 

接待交際費

クライアントや取引先との飲食を通じたコミュニケーションは、Webデザイナーとして円滑に仕事を進めていく際にある程度必要なことです。

そしてその際にかかった費用は接待交際費として経費に計上ができます。

ただし接待交際費の正当性については税務署が目を光らせているところですので、注意しておく必要があります。

 

当該飲食費が発生した日時・場所・取引先の人数等を記録して、領収書といっしょに「接待交通費」として管理しておきましょう。

外注工賃

Webデザイナーとして自分が請け負った仕事がある時に、他の仕事も立て込んできて締め切り日までに間に合いそうもないということも発生します。

このようなケースでは自分の仕事の一部を、ほかのWebデザイナーに外注する場合があるのです。

この時に支払った費用は外注費用として経費計上ができます。

 

外注者との間で源泉徴収の方法を事前に決めておかなければなりません。つまり税込みか税抜きかを明確にした上で支払うことになります。

租税公課

自宅やオフィスが自己保有の場合は、そこから発生する固定資産税や不動産取得税が租税公課として経費に計上できます。(家族と住んでいる場合は家事按分となります。)

 

もともと自宅やオフィスが賃貸の場合は、既に述べた地代家賃の項目に計上しましょう。

これ以外には次のような税が対象になります。

 

・個人事業税
・自動車税(ただし家族も使用する場合は家事按分となります)
・登録免許税
・印紙税

給料賃金

Webデザイナーの仕事を自分以外にも人を雇って行っている場合は、これら従業員へ支払う給与を費用計上できます。

なお、自分ひとりで仕事をしていて従業員はいない場合はこの項目は関係ありません。

 

諸会費

Web事業者やフリーランスの業界団体に加盟していて、年会費や月会費などを支払っている場合には「諸会費」として経費計上ができます。

 

オフィスがある場所によってはその地区の自治会に自治会費を支払う必要があるでしょう。そのような場合にも諸会費として経費計上ができます。

消耗品費

Webデザイナーとしての仕事をする際に使用する消耗品を経費計上できます。

具体的には次のようなものがあります。

 

・パソコンに接続しているプリンターのインク代
・作業部屋の電球代
・ボールペン代
・シャーペンの芯代
・消しゴム代
・付箋紙代
・セロテープ代
・物差し代
・プリンターの用紙代
・マウスやキーボードの電池代
・ホチキスの芯代 など
消耗品費についても領収書や納品書などの証拠書類を保管しておきましょう。

 

減価償却費

減価償却費は資産価値のある動産設備を保有する場合に、その耐用年数に応じて分割申告するものです。

 

たとえばパソコンの耐用年数は4年ですので、購入価格を4年で割った額を経費として、毎年申告できます。

 

10万円を超えるパソコン、車、プリンター、デジタルカメラなどは長期間利用するものとして減価償却の対象となります。
次の点も覚えておくとよいです。
10万円未満の動産については、消耗品費として計上します。

交際費と会議費の考え方

Webデザイナーの仕事を遂行していくに当たっては、クライアントや取引先、あるいは仕事仲間屋見込み客との間で打ち合わせや飲み会をする機会は多いでしょう。

このような会合でかかった費用を計上する際にはどのように考えたらよいでしょうか。

「交際費」「会議費」を経費計上するには?

確定申告の費目の上では接待交際費となっていますが、これを細かく分けると「交際費」と「会議費」になります。

税務署のチェックでは交際費や会議費について、金額の上限は特に定めてはいないようですが、「会議費」については、一人一回3000円程度を目安としたほうがよいでしょう。

それを超える金額だと必要性が吟味される可能性が出て来るからです。

「会議費」については、取引先との喫茶店での業務打ち合わせや、あるいは自分の事務所の従業員との業務打ち合わせの際のお茶代などが該当します。

また会議費といえども、ランチ程度の昼食を共にした際にかかった費用程度ならば計上可能です。

 

一方「交際費」の場合はアルコールが入るような飲食のケースが該当します。

ビジネス慣行として軽く飲みながら懇親を深めるというのは許容範囲内ですので、度が過ぎない限りは交際費として計上できます。

 

お歳暮やお中元、あるいはその他の特別な祝い事で取引先に贈り物をする際にかかった費用も交際費として計上できます。

 

ただしあまりに高額な品を贈るとあとあと税務署のチェック対象となりますので、常識的な金額(1万円限度くらい)に留めておきましょう。

 

注意点

「会議費」「交際費」の両方とも、私用の飲食費が含まれていないかということが税務署の関心事になります。

 

税務署の考え方としては、個人事業主としてWebデザイナーが仕事をしていく上で必要な経費は適正に計上してもらいたいという立場です。
その根底には、事業が継続できるように必要な経費は使用してもらってかまわないという思想があります。

 

税務署と聞くと、とにかくたくさん税金を取り立てるのが仕事ではないかと捉える人もいますが、決してそういう訳ではなく、「適切に」納税をしてもらいたいという立場なのです。

一方で税務申告をごまかして、本来経費に計上できない私用の飲食代を計上している人もいるので、このようなケースを是正するためにチェックの目を光らせているのです。

 

「会議費」、「交際費」については日時、場所、参加者、目的について明細を作っておき、領収書といっしょに保管しておき、税務署の求めがあればすぐに提示できるようにしておきましょう。

経費に計上する際に注意すべき事項

経費への計上は、ある程度費目で判別できますが、一般的には経費に計上しても良いと判断されている費目でも、よくよく実体を調べたら不適切なこともあります。

この点について再点検しておきましょう。

条件付きで「経費」に計上してもよい費目

Webデザイナーの仕事を進める上で経費に計上してもよい費目は、あなたが一人でなにもかもやっている場合は問題がありません。

気を付けなければならないのは、あなたが家族といっしょに使っているようなケースです。

そのようなケースでは、あなたのシェアする割合分だけが経費に計上できます。

 

経費を計上するに当たって家族按分を考慮すべき費目
・地代家賃(自分が使用している時間割合や使用面積で按分する)
・水道光熱費(自分が使用している時間で家族按分する。あるいは地代家賃での家族按分係数を準用する。)
・通信費(固定電話を家族と共用している場合は家族按分。インターネットを家族で共用していればプロバイダー契約料金を家族按分。)
・租税公課(固定資産税や不動産取得税、自動車税については家族按分。)
・消耗品費(家族も使用するコーヒー代などは家族按分)

「経費」には計上できない費目

私用で使った金額はいかなる場合でも経費には計上できません。

また、家族で購読している新聞代は新聞図書費には計上できませんので注意が必要です。

 

交際費や会議費などは私用の飲食だと疑いを持たれないように、きちんと説明できるだけの資料を整備して領収書といっしょに保管しておきましょう。

まとめ

Webデザイナーが確定申告をする場合は、できるだけ経費に計上したいと考えるものですが、経費に算入できる費目は限定されています。

さらにその支出金が、Webデザイナーの仕事を進めるにあたって必要だったことを説明できなければなりません。

そのためには、日時や使用目的についての情報を整理して記録しておくことが必要です。

さらに領収書が取れるものについては、必ず取って保管しておきましょう。

 

また、費目によっては家族按分を考慮しなければならないものもありますので、注意しましょう。

経費計上については、あいまいさを残さないで税務署から説明を求められたらきちんと説明できるようにしておきましょう。

 

「微妙だけどいいか!」といった態度ではいけません。

 

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